KI für Ausschreibungen und Angebote
Ausschreibungen zu finden, zu prüfen und zu beantworten bindet wertvolle Ressourcen. Unsere Lösung automatisiert zentrale Schritte mit KI – von der intelligenten Suche über die Dokumentenanalyse bis zur strukturierten Angebotsvorbereitung.
Ausschreibungen schneller finden, analysieren und gewinnen.
Wir automatisieren zentrale Schritte im Ausschreibungsprozess – von der intelligenten Suche über die Dokumentenanalyse bis zur strukturierten Angebotsvorbereitung.
Weniger manuelle Vorsichtung
Relevante Ausschreibungen werden automatisch gefiltert und priorisiert.
Schnellere Entscheidungen
Go-/No-Go in Minuten statt Stunden.
Bessere Angebotsqualität
Strukturierte Vorbereitung auf Basis vollständiger Anforderungsanalyse.
Die Lösung kombiniert Large Language Models, NLP, Dokumentenanalyse, Scoring-Modelle und agentische Workflows – zu einem System, das Ausschreibungen nicht nur liest, sondern aktiv bewertet, priorisiert und nächste Schritte vorbereitet.
Ausschreibungen sind aufwendig, komplex und zeitkritisch
Fachabteilungen und Vertrieb verbringen zu viel Zeit mit administrativer Analyse – statt mit strategischer Angebotsarbeit.
Umfangreiche Dokumente, technische Anhänge, Leistungsverzeichnisse und Vertragsbedingungen müssen manuell gelesen, bewertet und intern verteilt werden. Dieser Engpass kostet Zeit und erhöht das Risiko, Chancen zu verpassen.
Typische Probleme im Prozess
- Ausschreibungsunterlagen mit mehreren hundert Seiten
- Verstreute Informationen in PDF, Word, Excel und Anhängen
- Hoher manueller Aufwand bei Sichtung und Bewertung
- Risiko, Fristen oder Muss-Kriterien zu übersehen
- Schwierige Priorisierung bei vielen parallelen Ausschreibungen
Folgen für das Unternehmen
- Ressourcen gebunden in Administration statt Strategie
- Medienbrüche zwischen E-Mail, Portalen, CRM und ERP
- Inkonsistente Angebotsqualität
- Verpasste Chancen durch zu späte Reaktion
- Fehlende Transparenz über Ausschreibungs-Pipeline
Agentische KI für den Ausschreibungsprozess
Wir entwickeln eine KI-Lösung, die Ausschreibungen automatisiert erfasst, analysiert, bewertet und für die Angebotsbearbeitung vorbereitet. Der entscheidende Unterschied: Die Lösung arbeitet agentisch – mehrere spezialisierte KI-Agenten übernehmen klar abgegrenzte Aufgaben und übergeben strukturierte Ergebnisse an den nächsten Schritt.
Diese Koordination ermöglicht, dass die KI nicht nur punktuell unterstützt, sondern einen vollständigen Ausschreibungsworkflow orchestriert.
Orchestrierung
Orchestrator
Koordiniert Agenten und steuert den Gesamtworkflow
Suche
Such-Agent
Recherchiert relevante Ausschreibungen aus definierten Quellen
Analyse
Dokumenten-Agent
Extrahiert und strukturiert Inhalte aus Ausschreibungsunterlagen
Bewertung
Kriterien-Agent
Identifiziert und klassifiziert Anforderungen, Risiken und Ausschlussgründe
Priorisierung
Scoring-Agent
Bewertet Relevanz und Erfolgschancen jeder Ausschreibung
Vom Ausschreibungsfund bis zum Angebotsentwurf
Unsere Lösung begleitet den Ausschreibungsprozess entlang klar definierter Schritte – von der intelligenten Erfassung bis zum vorbereiteten Angebotsentwurf.
Erfassen
Ausschreibungen aus allen Quellen zentral übernehmen.
Analysieren
PDFs, Word-Dateien und Anhänge semantisch auswerten.
Extrahieren
Fristen, Kriterien und Bedingungen automatisch identifizieren.
Bewerten
Passgenauigkeit zum Unternehmensprofil prüfen.
Priorisieren
Ausschreibungen bewerten und an Teams übergeben.
Vorbereiten
Gliederungen, Checklisten und Textvorschläge erstellen.
Relevante Ausschreibungen schneller finden
Unser Such-Agent durchsucht kontinuierlich definierte Quellen und bewertet früh, ob eine Ausschreibung zum Unternehmensprofil passt. Unpassende Vorgänge werden automatisch aussortiert – relevante Chancen werden sofort sichtbar.
Mögliche Quellen
- Öffentliche Ausschreibungsportale
- E-Mail-Eingänge und Kundenportale
- Interne Dokumentenablagen
- CRM- und ERP-Systeme
- Manuelle Uploads
Filterkriterien der KI
- Branche und Leistungsbereich
- Region und Auftraggeber
- Technische Begriffe und Anforderungen
- Ausschlusskriterien und Sperrlisten
- Vertragsvolumen und Fristen
Ergebnis: Ein strukturierter Eingangskanal für neue Ausschreibungen – mit automatischer Vorbewertung statt manueller Vorsichtung.
Ausschreibungsunterlagen automatisch auswerten
Ausschreibungen bestehen oft aus Hauptdokumenten, technischen Anhängen, Leistungsverzeichnissen und Vertragsbedingungen. Unsere Lösung analysiert diese Unterlagen automatisiert – auch gescannte Dokumente via OCR.
Fristen & Bedingungen
Abgabefristen, Teilnahmebedingungen und Vertragsvolumen werden automatisch erkannt.
Kriterien & Anforderungen
Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie technische Mindestanforderungen werden extrahiert.
Zertifizierungen & Kontakte
Geforderte Nachweise, Ansprechpartner und Auftraggeber werden strukturiert erfasst.
Risiken & Sonderbedingungen
Ungewöhnliche Klauseln, Haftungsregelungen und Compliance-Vorgaben werden markiert.
Ergebnis: Aus unübersichtlichen Unterlagen entsteht eine klare, strukturierte Entscheidungsgrundlage – bereit für die Angebotsstrategie.
Muss-Kriterien, Risiken und Ausschlussgründe erkennen
Der Kriterien-Agent prüft jede Ausschreibung gezielt auf Anforderungen, die für eine Teilnahme entscheidend sind. Ergebnisse werden priorisiert und nachvollziehbar dokumentiert – für schnelle Go-/No-Go-Entscheidungen.
Was die KI erkennt
- Fehlende Zertifizierungen oder Nachweise
- Nicht erfüllbare technische Anforderungen
- Unrealistische Fristen
- Problematische Haftungs- und Gewährleistungsklauseln
- Fehlende Referenzanforderungen
- Besondere Compliance-Vorgaben
- Widersprüchliche Anforderungen in Dokumenten
✓ Erfüllt
Muss-Kriterien sind vollständig abgedeckt.
⚠ Risiko
Anforderungen mit Klärungsbedarf oder Unsicherheiten.
✗ Ausgeschlossen
Formale Ausschlussgründe identifiziert.
? Unklar
Punkte, die intern geprüft werden müssen.
Ergebnis: Schnellere Go-/No-Go-Entscheidungen mit klarer Nachvollziehbarkeit.
Die besten Ausschreibungen zuerst bearbeiten
Nicht jede Ausschreibung verdient denselben Aufwand. Unser Scoring-Agent bewertet neue Ausschreibungen anhand definierter Kriterien, Unternehmensdaten und historischer Erfahrungswerte – und erstellt eine priorisierte Rangliste.
Strategische Passung
Übereinstimmung mit Unternehmensstrategie und Kernkompetenzen.
Leistungsprofil
Abgleich der geforderten Leistungen mit dem eigenen Portfolio.
Technische Umsetzbarkeit
Realisierbarkeit der technischen Anforderungen.
Wettbewerbsdichte
Einschätzung der Konkurrenzsituation.
Vertragsvolumen
Erwarteter wirtschaftlicher Nutzen.
Risiko & Komplexität
Bewertung von Aufwand, Risiken und Vertragsbedingungen.
Das Ergebnis ist eine klare Rangliste. Teams konzentrieren ihre Ressourcen auf jene Ausschreibungen, bei denen Aufwand, Passung und Erfolgschance im besten Verhältnis stehen.
Ergebnis: Weniger Streuverlust im Vertrieb – mehr Fokus auf realistische Chancen.
Von der Analyse zur Angebotsvorbereitung
Nach der Bewertung unterstützt die KI bei der strukturierten Vorbereitung des Angebots. Der Angebots-Agent erzeugt kein finales Angebot – er bereitet Material vor, das das Team effizient weiterverarbeiten kann.
Was die KI vorbereitet
- Angebotsgliederungen und Antwortstrukturen
- Checklisten für fehlende Informationen
- Entwürfe für technische Beschreibungen
- Formulierungsvorschläge aus Textbausteinen
- Verweise auf passende Referenzprojekte
- Zusammenfassungen für Vertrieb und Management
- Aufgabenlisten für interne Teams
Wissensquellen der KI
- Frühere Angebote und Referenzprojekte
- Freigegebene Textbausteine und Vorlagen
- Leistungsbeschreibungen und Produktdaten
- Zertifikate und Nachweise
- Interne Wissensdatenbanken
Wichtig: Die finale Entscheidung und Freigabe bleibt beim zuständigen Team. Die KI beschleunigt und strukturiert – sie ersetzt nicht die fachliche Verantwortung.
In bestehende Systeme integrieren, kontrolliert betreiben
Unsere Lösung ist kein isoliertes Tool – sie wird nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert. Extrahierte Informationen werden strukturiert an Ihre internen Systeme übergeben.
Systemintegration
- CRM- und ERP-Systeme
- Dokumentenmanagement und SharePoint
- Microsoft 365 und E-Mail-Postfächer
- Ausschreibungsportale und Kundenportale
- BI- und Dashboard-Systeme
- Workflow-Tools (Power Automate, UiPath)
- Interne Datenbanken
Governance & Sicherheit
Klare Verantwortlichkeiten
Trennung zwischen KI-Vorschlag und menschlicher Freigabe.
Transparente Quellen
Direkte Verweise auf Originaldokumente.
Protokollierung
Wichtige Verarbeitungsschritte lückenlos dokumentiert.
Zugriffskontrolle
Robuste Rollen- und Berechtigungskonzepte.
Datenschutz
Schutz vertraulicher Angebots- und Kundendaten.
Ergebnis: Mehr Geschwindigkeit im Prozess – ohne Kontrollverlust und mit maximaler Datensicherheit.
Schnellere Angebote, bessere Priorisierung, höhere Qualität
Unsere Lösung schafft messbaren Nutzen entlang des gesamten Ausschreibungsprozesses – von der ersten Sichtung bis zur Angebotsübergabe.
Bis zu 70%
weniger manueller Aufwand bei Sichtung und Analyse
3× schneller
Go-/No-Go-Entscheidungen durch automatisierte Kriterienprüfung
100%
Nachvollziehbarkeit durch transparente Quellenverweise
Operative Vorteile
- Weniger manueller Aufwand bei Sichtung und Analyse
- Schnellere Go-/No-Go-Entscheidungen
- Geringeres Risiko, Fristen oder Muss-Kriterien zu übersehen
- Konsistentere Angebotsunterlagen
Strategische Vorteile
- Bessere Priorisierung relevanter Ausschreibungen
- Höhere Transparenz über Pipeline, Chancen und Risiken
- Bessere Nutzung historischer Angebotsdaten
- Kontinuierliche Verbesserung durch Lernschleifen
Von der Prozessanalyse zur einsatzfähigen KI-Lösung
Wir entwickeln die Lösung individuell auf Basis Ihrer vorhandenen Prozesse, Datenquellen und IT-Systeme. Der Einstieg erfolgt als fokussierter Pilot – mit klarem Pfad zur vollständigen Integration.
01
Prozessaufnahme
Analyse des bestehenden Ausschreibungs- und Angebotsprozesses.
02
Daten- & Dokumentenanalyse
Sichtung typischer Ausschreibungen, Angebote und Entscheidungskriterien.
03
Pilotlösung
Aufbau eines ersten KI-Workflows für definierte Ausschreibungstypen.
04
Validierung
Prüfung von Extraktionsqualität, Scoring und Angebotsentwürfen.
05
Integration
Anbindung an CRM, ERP, Dokumentenmanagement oder E-Mail-Prozesse.
06
Skalierung
Erweiterung auf weitere Ausschreibungstypen, Sprachen oder Geschäftsbereiche.
So entsteht keine Standardsoftware, sondern eine maßgeschneiderte KI-Lösung – perfekt abgestimmt auf die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens.
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